EMS Bilgi MerkeziEksik evrak kontrolü10 dk okuma
Sigorta Şirketinden Eksik Evrak Yazısı Geldiğinde Ne Yapılmalı?
Eksik evrak yazısı dosyanın reddedildiği anlamına gelmez. Önemli olan talebin ne olduğunu ve hangi süre içinde yanıtlanacağını doğru okumaktır.
Sigorta şirketinden eksik evrak bildirimi geldiğinde ilk tepki çoğu zaman endişe olur. Oysa bu bildirim, başvurunun incelenebilmesi için belirli bir bilginin veya belgenin tamamlanmasının istendiğini gösterir. Önce yazının tamamını, özellikle belge adı ve varsa süre bilgisini dikkatle okumak gerekir.
Talep edilen belgenin dosyada zaten bulunduğu düşünülüyorsa önceki gönderimin tarihi ve yöntemi kontrol edilmelidir. Aynı belgeyi bağlamından kopuk biçimde yeniden göndermek yerine, hangi başvuruya karşılık sunulduğunu belirten kısa ve açık bir açıklama eklemek iletişimi kolaylaştırabilir.
Her eksik evrak talebi aynı ağırlıkta değildir. Bazıları temel kimlik veya poliçe bilgisine, bazıları ise sağlık ya da onarım sürecine ilişkin olabilir. Bu yüzden cevap vermeden önce bildirimin dosyanın hangi bölümünü etkilediğini görmek daha sağlıklı bir adımdır.
Önce bildirimin türünü ayırın
Yazının başlığında “eksik evrak” geçmesi, talebin reddedildiği anlamına gelmez. Şirket bazen kimlik veya ruhsat gibi temel bir kaydı, bazen de talebin esasını etkileyen eksper ya da sağlık belgesini isteyebilir. İstenen belgenin dosyanın hangi bölümüne ait olduğu bulunmalıdır.
Bildirimde birden fazla belge sayılmışsa her kaleme ayrı cevap verin. Elinizde olanı ekleyin; daha önce gönderilmişse tarih ve teslim kaydını belirtin; temin edilemiyorsa nedenini ve varsa alternatif kaydı açıklayın. Sessiz kalmak veya yalnızca bir kısmını göndermek yeni yazışma doğurabilir.
Belge daha önce gönderildiyse
Aynı dosyanın farklı birimlerinde belge görünmeyebilir. Böyle bir durumda belgeyi yeniden eklemekle birlikte ilk gönderimin tarihini, yöntemini ve kayıt numarasını yazın. “Daha önce gönderdim” demek yerine nerede bulunduğunu göstermek incelemeyi kolaylaştırır.
Yeni gönderilen dosyanın okunabilir olduğundan emin olun. Çok büyük fotoğraf, şifreli PDF veya yalnızca telefon ekran görüntüsü şirket sisteminde açılamayabilir. Belgenin bütün sayfalarını tek dosyada, anlaşılır bir adla göndermek daha güvenlidir.
Süreler bakımından neden önemlidir?
Sigorta şirketinin cevap süresi ile eksik belgenin tamamlanması arasında bağlantı kurulabilir. Bu nedenle bildirimin geldiği ve cevabın gönderildiği tarihler kaydedilmelidir. Sonradan tahkim veya başka bir başvuru gündeme geldiğinde dosyanın ne zaman tamamlandığı tartışma konusu olabilir.
Bildirimde açık bir süre verilmişse son güne bırakmadan cevap hazırlayın. Süre belirtilmemiş olsa bile dosyayı bekletmek yerine, makul sürede yazılı karşılık verin ve teslim kaydını saklayın.
Cevap verirken kullanılacak düzen
- Hasar dosyası veya başvuru numarası
- Bildirimin tarihi
- İstenen belgelerin tek tek listesi
- Her belge için “eklendi / daha önce sunuldu / temin edilemiyor” açıklaması
- Eklerin anlaşılır dosya adları
- Gönderim ve teslim kaydı
Karar notları
Sigorta Tahkim uygulamasından somut örnekler
Aşağıdaki kararlar yalnızca kendi olay ve belge yapıları bakımından özetlenmiştir. Aynı başlıktaki her dosyada aynı sonucun çıkacağı anlamına gelmez.
Sigorta başvurusundaki belge eksikliği tamamlanabilir dava şartı kabul edildi.
Tedavi gideri talebinde sigorta şirketi, başvurunun eksik bilgi ve belgeyle yapıldığını ileri sürdü. Hakem, eksikliğin tamamlanabilir dava şartı niteliğinde olduğunu ve başvurunun sırf bu nedenle reddedilemeyeceğini belirterek esasa girdi. Kararda Yargıtay 4. Hukuk Dairesinin 21.12.2021 tarihli E.2021/21845, K.2021/10701 sayılı kararına da atıf yapıldı.
Kaynak: 22.05.2024 tarihli K-2024/227649 sayılı Hakem Kararı ↗Eksik evrak cevabı
Yazıyı alınca şu sırayı izleyin
- 01Talebi ayırın
İstenen belgeleri tek tek listeleyin.
- 02Önceki gönderimi bulun
Daha önce sunulan belgenin tarih ve kaydını ekleyin.
- 03Açıklayarak gönderin
Her kalemin karşısına durumunu yazın.
- 04Teslimi saklayın
Gönderim tarihini ve başvuru numarasını kaydedin.
Temel resmî kaynaklar
Bu yazı hazırlanırken aşağıdaki resmî kaynaklara öncelik verilmiştir.
Sigorta Tahkim Komisyonu – Başvuruda İstenilecek Belgeler ↗Karayolları Trafik Kanunu ↗Bu yazı konunun genel çerçevesini anlatır. Kaza tarihi, poliçe, kusur kaydı ve daha önce yapılan işlemler dosyanızda farklı bir yol izlenmesini gerektirebilir.