EMS Bilgi MerkeziDosya hafızası10 dk okuma
Tahkim Dosyası Hazırlama: Başvuru Geçmişi ve Belge İndeksi
Başvuru geçmişi, yazışma kronolojisi ve eksik evrak notları ileri aşamalarda dosyanın anlaşılmasını kolaylaştırır.
Her uyuşmazlık tahkime veya mahkemeye taşınmaz. Buna rağmen sigortaya hangi tarihte başvurulduğu, hangi belgelerin gönderildiği ve ne cevap alındığı baştan kaydedilmelidir. Sonradan ihtiyaç doğduğunda bu bilgileri yeniden aramak zaman kaybettirir.
Tahkim hazırlığında çoğu zaman en önemli şeylerden biri, dosyanın kısa sürede anlaşılabilir olmasıdır. Dağınık belgeler, eksik tarihler ve kopuk iletişim kayıtları bu aşamada dosyanın anlatım gücünü azaltabilir.
Bu nedenle EMS, ilk günden itibaren tarihleri ve yazışmaları tek yerde tutar. İleri bir aşama gerekirse dosyayı yeniden kurmakla vakit kaybetmez; daha önce ne yapıldığını açıkça gösterebiliriz.
Dosya hafızası ne demektir?
Dosya hafızası, kazadan bugüne kadar yapılan işlemlerin yalnızca belgelerle değil, tarih ve sonuç bilgisiyle birlikte saklanmasıdır. Hangi evrak ne zaman gönderildi, kim cevap verdi, ödeme hangi açıklamayla yapıldı ve hangi eksik istendi? Bu soruların cevabı tek yerde bulunmalıdır.
Uyuşmazlık aylar sonra ortaya çıktığında yalnızca telefon mesajlarına güvenmek risklidir. Mesajlar silinebilir, dosya bağlantıları kapanabilir veya farklı kişilerle yapılan görüşmeler birbirine karışabilir. Asıl belgelerin düzenli kopyaları ve kısa bir işlem çizelgesi tutulmalıdır.
Tahkim öncesi dosya indeksi
Bu sıralama zorunlu bir resmî format değildir; dosyanın okunmasını kolaylaştıran pratik bir yöntemdir. Her klasörde belge sayısı yerine işlevi ön planda tutulur. Aynı belgenin farklı sürümleri varsa son sürüm işaretlenir, eski sürüm silinmeden arşivlenir.
- 01 – Kaza ve kusur kayıtları
- 02 – Poliçe ve hasar dosyası bilgileri
- 03 – Servis, eksper veya sağlık belgeleri
- 04 – Sigorta şirketine ilk başvuru
- 05 – Teslim kaydı ve şirket cevapları
- 06 – Ödeme belgeleri ve uyuşmazlık açıklaması
Sigorta cevabı nasıl okunur?
Cevap yazısında talebin tamamen mi, kısmen mi reddedildiği; hangi poliçe maddesine veya rapora dayanıldığı ve ödeme varsa hangi kalem için yapıldığı belirlenmelidir. Genel ifadelerle yetinilmişse dayanak rapor veya hesap dökümü ayrıca istenebilir.
Eksik evrak bildirimiyle ret cevabı aynı şey değildir. Eksik evrak yazısı, incelemenin tamamlanmadığını gösterir. Ret cevabı ise şirketin mevcut dosya üzerinden talebi kabul etmediğini açıklar. Sonraki adım bu ayrım yapılmadan seçilmemelidir.
Başvurudan önce son kontrol
- Sigorta şirketine başvuru şartı tamamlandı mı?
- Cevap süresi doğru tarihten hesaplandı mı?
- Talep ile ilk başvuru aynı kapsamda mı?
- Belgeler okunabilir ve doğru sırada mı?
- Önceki ödeme ve hesaplar dosyada mı?
- Başvuru ücreti ve güncel parasal sınırlar kontrol edildi mi?
Temel resmî kaynaklar
Bu yazı hazırlanırken aşağıdaki resmî kaynaklara öncelik verilmiştir.
Sigorta Tahkim Komisyonu – Başvuru Nasıl Yapılır? ↗Sigorta Tahkim Komisyonu – Sık Sorulan Sorular ↗Bu yazı konunun genel çerçevesini anlatır. Kaza tarihi, poliçe, kusur kaydı ve daha önce yapılan işlemler dosyanızda farklı bir yol izlenmesini gerektirebilir.